Documentação do Laboratório, Por que tantos documentos?
Quando ouvimos a palavra Laboratório, imediatamente pensamos em análises e amostra, não é mesmo?!
Em todo e qualquer laboratório, a amostra representa uma parte essencial do material a ser analisado. Sendo assim de extrema importância.
A falta de atendimento à faixa de temperatura durante o transporte pode alterar as características de um produto que requer refrigeração? Pode sim. Só retirando uma amostra desse produto e submetendo a análises será possível confirmar se houve ou não degradação de algum componente da fórmula.
Quando pensamos em fluidos corporais como urina e sangue ou um medicamento, por exemplo, é necessário atender uma série de detalhes para realizar a coleta da amostra, pois uma contaminação advinda dessa etapa pode gerar um resultado que não é real.
Vemos assim que é justificável essa grande preocupação do laboratório com a amostra. Por outro lado, tão importante quanto ela são os documentos e registros.
Algumas pessoas podem achar que manter tudo por escrito é apenas burocracia: imprimir, preencher, arquivar… Mas não é só isso que importa, certo? Sendo assim, o importante é se o material foi aprovado ou reprovado.
A importância da rastreabilidade na avaliação de amostras em laboratórios.
O objetivo é garantir que o processo de avaliação de amostras seja rastreável e executado da mesma forma todas as vezes. Para isso, é preciso seguir um longo caminho desde o recebimento da amostra até a avaliação do resultado, que deve ser documentado e seguido rigorosamente. Algumas premissas para alcançar tais requisitos são:
- Não pode haver diferença entre a análise executada por uma pessoa ou por outra. Imagine se o mesmo material obtiver resultados diferentes para cada analista? teria uma opção “correta”?
- O analista deve ter o método disponível por escrito para consulta, ou seja, ele não precisa “saber de cor” e também não pode fazer modificações como e quando bem entender, assim todos executarão da mesma forma.
- O laboratório deve adequar o método de análise à amostra, considerando as particularidades do material e preferencialmente utilizando compêndios oficiais.
Registre todos os detalhes de cada análise, incluindo dados do equipamento, reagentes utilizados, cálculos e resultados numéricos.
Nesse cenário, os documentos e registros atuam como ferramentas de extrema importância para nortear o pessoal do laboratório e são a base das Boas Práticas. Além disso, constituir evidência das análises, eles facilitam um processo de investigação em caso de resultado fora da especificação, fora da tendência ou ainda reclamação de mercado.
Supondo que você receba a informação da distribuidora de que o reagente X, lote Y, que você comprou deles há um tempo, não está adequado para uso. Seria difícil lembrar quais amostras foram analisadas com esse lote de reagente e, por isso, os resultados podem ser questionáveis.
Pense também naqueles testes que exigem uma sequência de cálculos. Se o analista apresentar apenas o resultado final, como será possível conferir se está correto sem ter os dados intermediários?
Veja que são dois exemplos claros de que por trás da parte prática precisa existir uma documentação de suporte.
Serve comprar um caderninho para cada um? A resposta é não. Por mais simples que seja o seu laboratório ou os testes com os quais você trabalhar, há uma organização e padronização mínimas que, inclusive, tornarão a rotina mais simples. É mais fácil trabalhar seguindo um procedimento oficial do que cada um criar sua própria maneira de fazer as coisas. Registre todos os detalhes de cada análise, incluindo dados do equipamento, reagentes utilizados, cálculos e resultados numéricos.
Um laboratório que visa atender os requisitos de qualidade direciona esforços para construir uma documentação robusta, clara, objetiva e facilmente recuperável.
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Por Gabriela Gobbo
